Niedotrzymane terminy, brakujące informacje lub niepełne analizy kosztów to problemy z jakimi trzeba sobie poradzic przy zarządzaniu flotą pojazdów. Przy dużej flocie samochodowej nie można sobie pozwolić na przeoczenia.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania pojazdami i kosztami wspomaga osobę odpowiedzialną za flotę samochodową w codziennych zadaniach. Po jednorazowym wpisaniu odpowiednich danych bazowych dotyczących pojazdów, personelu, inne dane takie jak standardowe zużycie, emisja CO2 czy ośrodki kosztów zostaną również zdefiniowane w systemie.

Zintegrowane zarządzanie terminami umożliwia planowanie, sterowanie i kontrolę cyklicznych oraz jednorazowych terminów. Przykładami są przeglądy samochodów lub regularne kontrole praw jazdy z indywidualnymi dla firmy odstępami. Przy zaplanowanych inspekcjach pojazdów możliwe jest odpowiednie wczesne powiadomienie dyspozycji, w celu wyeliminowania błędnych lub podwójnych rezerwacji.